La apostilla de La Haya (o simplemente apostilla, también en francés: apostille, “nota” o “anotación”) es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito del Derecho internacional privado. Físicamente consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público. Fue introducido como método alternativo a la legalización por el Convenio de La Haya (también conocido como Convención de La Haya o Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado), de fecha 5 de octubre de 1961.
En algunos países como España, la apostilla puede obtenerse digitalmente (Apostilla Electrónica o e-App), sustituyendo la firma hológrafa de los documentos públicos apostillados por un certificado o firma electrónica válida, de conformidad con los estándares internacionales. En estos casos suele existir también un registro electrónico de apostillas (e-register), que reemplaza el tradicional fichero manual de apostillas por un registro electrónico de contraste que permite hacer un seguimiento puntual de las apostillas realmente emitidas.
Trámites de la apostilla en los diferentes países
En España
En España las autoridades competentes para certificar la autenticidad de un documento mediante la apostilla vienen establecidas por el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre. Se distingue por el tipo de documento, por ejemplo: documentos administrativos, notariales, judiciales, etc.
En Ecuador
La entidad encargada de emitir la apostilla de la Haya en Ecuador es el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, en las Unidades de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana en el Ecuador.
Este trámite dura alrededor de 1 hora (o menos); y se atiende de 8:30 a 16:00; en la que un funcionario comprueba que el documento es de la entidad que busca ser tramitada, dando fe de la autenticidad del mismo.
Las siguientes notas tomadas de la página del Ministerio de Relaciones Exteriores y movilidad humana, explican los alcances y limitaciones de la apostilla
”1. Las instituciones públicas ecuatorianas ni deben, ni pueden exigir legalización o apostilla de un documento ecuatoriano, si este va a ser utilizado en territorio ecuatoriano. 2. La Ley de Modernización del Estado en su Artículo 23 establece que: El Estado y las entidades del sector público que conforman la administración pública, ni podrán exigir que los documentos otorgados en territorio extranjero, legalizados por agente diplomático o Cónsul del Ecuador acreditado en ese territorio extranjero, sean autenticados o legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana”. Tales documentos deben ser presentados directamente en la entidad respectiva para el trámite de rigor. 3. Los documentos extranjeros que van a surtir efecto en el Ecuador, si vienen apostillados por la autoridad competente de cada país, no requieren ser apostillados ni legalizados en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana de Ecuador. Tales documentos deben ser presentados directamente en la entidad respectiva para el trámite de rigor. 4. Los documentos expedidos en otros países legalizados por un Cónsul Ad-Honorem del Ecuador, deberán ser certificados en las unidades de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana en Ecuador.
En Honduras
El Gobierno de Honduras, en seguimiento del artículo 6 del Convenio, designó a la Secretaría de Relaciones Exteriores de Honduras como la entidad oficial para expedir la apostilla.
- a) Procedimiento para autenticar o apostillar documentos que surten efecto fuera de Honduras:
- Los documentos expedidos por las instituciones del Estado, Educación Superior Pública y Registro Nacional de las Personas, deberán ser reconocidos por sus respectivas Secretarías Generales y posteriormente autenticadas/apostilladas en la Secretaría de Estado en el Despacho de Relaciones Exteriores.
- Los documentos autenticados por notarios públicos, deberán tener el reconocimiento de la Secretaría General de la Honorable Corte Suprema de Justicia.
- b) Procedimiento para autenticar documentos que surten efecto dentro de Honduras:
- Se autentican los documentos expedidos por autoridades diplomáticas y consulares hondureñas en el exterior autorizadas para dicho fin, que van a surtir efecto en Honduras.
- Se autentican los documentos extendidos por autoridades hondureñas que van a surtir efecto en países que no forman parte del Convenio de La Haya (Apostilla).
Cuando una persona o su representante (abogado etc) presenta un documento en el Departamento de Auténticas, en la Secretaría de Relaciones Exteriores de Tegucigalpa, se le extenderá un recibo oficial TGR1 de la Tesorería General de la República y deberá llenar una solicitud donde tendrá que especificar el país de destino del documento; el recibo deberá de ser cancelado en una agencia bancaria con el valor indicado por cada documento que desee autenticar o apostillar.
En México
En México, si la autoridad que emite el documento a apostillar es federal, la apostilla la realiza la Secretaría de Gobernación, y si la emite una autoridad estatal o municipal, se tiene que recurrir a la autoridad designada por el Gobierno Estatal para tales efectos.
Los Gobiernos de los estados elaboran la apostilla de la siguiente documentación:
- Documentos originales librados por autoridades del fuero común: deberán acudir a las oficinas del Gobierno del Estado que los emitió;
- Documentos originales emitidos por notario y certificados por el Gobierno del Estado (excepto copias certificadas y cotejos).
Para poder realizar el Apostillado por parte de la Dirección de Coordinación Política con los Poderes de la Unión (DICOPPU), los documentos deben ser certificados previamente en original y librados por autoridades federales.
- Requisitos para el trámite:
Al recibir la documentación, se revisa que cumpla con los siguientes requisitos:
- a) Revisión de documentación del usuario:
- Documento original a tramitar, firmado por un funcionario público facultado o previamente certificado.
- Recibo original de pago de derechos con sello de pagado del banco.
- Identificación oficial vigente de la persona que realiza el trámite.
- Clave Única de Registro de Población del interesado (CURP), para su cotejo.
- b) Revisión de documentación de foráneo:
- Escrito libre de solicitud de trámite.
- Documento original a tramitar, firmado por un funcionario público facultado o previamente certificado.
- Recibo original de pago de derechos con sello de pago del banco.
- Copia de identificación oficial vigente de la persona que realiza el trámite.
- Copia de la CURP.
- Guía de remisión con el que se envían los documentos y una guía pre-pagada (debidamente llenada) con gastos cubiertos de recolección para enviar la documentación tramitada.
- c) Revisión de documentación de exentos:
- Oficio de solicitud de trámite.
- Documento original a tramitar, firmado por un funcionario público facultado o previamente certificado.
Se revisa que la firma del servidor público que aparece en el documento a tramitar esté registrada en la base de datos de la DICOPPU; se coteja la firma, el nombre, el cargo, la fecha y la dependencia o institución que lo emite. En caso de que la firma del servidor público no esté registrada, se solicita a la Oficina de Registro y Digitalización de Firmas que realice las gestiones pertinentes para su registro.
Si se detecta alguna diferencia significativa entre la firma registrada y la que contiene el documento o cualquier otra irregularidad, el documento deberá turnarse al Subdirector de Formalización y Control para que este determine si el documento es original o un documento apócrifo, en cuyo caso se dará aviso a las autoridades correspondientes.
- Pago de derechos y duración del trámite
El pago de los trámites de la apostilla deberá hacerse en cualquier banco mediante la hoja de ayuda que se obtiene de la página web de la DICOPPU
El monto que deberá cubrirse es de $782.00 (setecientos ochenta y dos pesos mexicanos).
Los trámites realizados en ventanilla por los usuarios se tramitan en 85 minutos (sin que excedan 5 documentos por usuario); los solicitados vía Control de Gestión Exentos se realizan el mismo día, y los solicitados por foráneos, dos días hábiles.
Si, al momento de validar el pago, el SISLAC no autoriza su autenticidad, este no se recibirá a menos que el banco donde se realizó el pago otorgue una carta donde describa el nombre de la persona que realizó el pago, el monto, el número de operación y la llave de pago.
Concluido el trámite, los documentos serán entregados al usuario en la ventanilla correspondiente, presentando identificación oficial vigente y el contra-recibo debidamente lleno. Asimismo, se le proporcionará al usuario una encuesta de satisfacción.
La DICOPPU conservará el recibo de pago original del banco.
En el caso de documentos foráneos y exentos, una vez firmados se elabora el oficio correspondiente, tramitando la firma del director de Coordinación Política con los Poderes de la Unión o del Subdirector de Formalización y Control.
Ya firmado el oficio, en el caso de exentos, se entrega en el Departamento de Control de Gestión la documentación tramitada, el contra-recibo y la encuesta de satisfacción, que llenará la persona que recolecte el documento.
Si se tratara de documentos exentos fuera del Distrito Federal, se enviarán vía Correos de México; en el caso de foráneos, se enviarán a través de la empresa de paquetería elegida por el usuario; la documentación se envía en un sobre que contiene el oficio y la documentación tramitada. En estos casos, el contra-recibo será llenado por la DICOPPU.
- Para foráneos y exentos, la DICOPPU armará un expediente con la siguiente documentación:
Oficio o escrito libre de solicitud de trámite. Guía con la que ingresó el trámite en el caso de foráneos. Acuse del oficio entregado vía Control de Gestión o la guía con la que se envió el trámite. Copias de los documentos que se tramitaron. Recibo original de pago en el caso de foráneos. Copia de Identificación oficial vigente y copia de CURP.
En Venezuela
En Venezuela la el trámite es realizado por el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores. Los requisitos son los siguientes:
1) Deberán consignar por cada documento la cantidad de 0,4 unidades tributarias en especies fiscales del Distrito Capital, y deberán consignarse adheridas a una hoja de papel blanca.
2) Los documentos públicos o privados deberán ser certificados por los ministerios correspondientes.
3) Solo se recibirán documentos originales emitidos por las instituciones venezolanas correspondiente.
4) Los documentos deben estar previamente legalizados:
- Primero ante Registro Civil principal de su ciudad o estado (para la legalización de firmas), este debe consignar en cada documento 0.4 unidades tributarias. Y un depósito bancario dependiendo del documento para la inscripción (en taquilla le harán entrega de la planilla para realizar este depósito bancario). Dirección Distrito Capital: Av. Urdaneta, Frente al CICPC. Horario de recepción de documentos: de lunes a viernes de 7:00 a.m. hasta las 11:00 a.m. Entrega de documentos en 3 días hábiles.
- Segundo ante el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia (legalización de firmas del Registrador), este debe consignar en cada documento 0.4 unidades tributarias y hoja de rayas por cada documento. Dirección Distrito Capital: Av. Urdaneta cerca de la candelaria, al lado del Ministerio Público. Horario de recepción de documentos: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. Entrega de documentos en 2 días hábiles.
- Tercero ante Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores (para su apostilla), este debe consignar en cada documento 0.4 unidades tributarias y hoja de rayas por cada documento. De no realizar los pasos anteriores los mismos no podrán ser apostillados. Dirección Distrito Capital: Departamento de Legalización, Avenida Urdaneta, Conde a Carmelitas. Esquina Principal. Torre MRE. Avenida Urdaneta (Oeste 1) Caracas, Venezuela. Horario de recepción de documentos: de lunes a jueves de 8:00 a.m. hasta las 12:00 p.m. La atención es por previa cita, la cual se debe solicitar a través de la página oficial del ministerio de relaciones exteriores. Entrega de documentos apostillados un día hábil de haber dejado los papeles en la institución.
- Menores de edad están exentos del pago de unidades tributarias.
- Si es “Apoderado” debe presentar el poder original, notariado y una copia del poder que debe ser consignado junto a los documentos. En todos estos pasos.
- Si es familiar debe consignar una autorización emitida por el ciudadano, copia y original de la Cédula de ambos.
En Portugal
En Portugal el trámite se realiza con la Procuraduría General de la República. El organismo cuenta con seis localidades destinadas a atención al público para gestionar la apostilla: Lisboa, Coimbra, Évora, Oporto, Funchal (Madeira) y Punta Delgada (Azores).
En Colombia
En Colombia el Ministerio de Relaciones Exteriores colombiano es la autoridad competente para expedir la Apostilla de la Haya.
En Nicaragua
En Nicaragua el Ministerio de Relaciones Exteriores o cancillería por la Dirección General Consular es la autoridad competente.
En Costa Rica
En Costa Rica conforme con la ley N° 8923, publicada en La Gaceta N° 47 de 08 de marzo de 2011, se aprueba la adhesión de Costa Rica al Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961. Por lo tanto, a partir del 14 de diciembre del 2011, Costa Rica está autorizada para el otorgamiento de Apostillas.
Documentos que competen a la Dirección General de Servicio Civil – Certificados de capacitación – Cualquier documento público de la DGSC
Procedimiento –
Dirigirse a la institución donde se emite el documento requerido. En el caso de la DGSC se debe dirigir al Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES) o a la Oficina de Cooperación Internacional, donde se colocara la firma correspondiente.
– Completar y traer impreso el formulario Solicitud de Firma para Apostilla.
– Pagar en la entidad financiera correspondiente el monto de ¢625.00 correspondiente a los timbres requeridos.
– Dirigirse al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto para su respectivo apostillaje.
Cancelación de los timbres de ley. – Timbre especies fiscales ¢125.00.
En Guatemala
En Guatemala el pleno del Congreso de la República, aprobó con fecha 19 de enero de 2016 el Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros realizado en La Haya el 5 de Octubre de 1961, el Convenio fue ratificado por el Presidente de la República y posteriormente publicado en el Diario Oficial con vigencia a partir del 19 de febrero de 2016. En esa serie de etapas y después de haber transcurrido los seis meses para que cualquier Estado parte pueda oponerse a la adhesión del Estado de Guatemala, la apostilla entró en vigencia el 18 de septiembre de 2017.
Por medio del Decreto número 1-2016 del Congreso de la República de Guatemala designa al Ministerio de Relaciones Exteriores como la única autoridad competente para aplicar el Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los documentos públicos extranjeros y este aplica en los siguientes casos:
- Los documentos emanados de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público, de un Secretario, Oficial o Agente Judicial.
- Los documentos administrativos. (Por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, defunción y otros de naturaleza similar).
- Los documentos notariales.
- Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como razones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
- Documentos emitidos por establecimientos de educación media, superior y otros diplomas académicos extendidos por instituciones públicas.
- Certificaciones de registros mercantiles y patentes.
El Convenio no aplica a los siguientes documentos:
- Los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares.
- Los documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera.
En el caso de Guatemala la Apostilla no tiene costo, sin embargo debe satisfacerse el impuesto al que se refiere el numeral 2 del Artículo 5 de la Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolo, el cual debe cubrirse adhiriéndose a cada certificado especies fiscales por valor de Q. 10.00.
La apostilla debe ser reconocida por el país de destino si cumple con los requisitos que exige la Convención.
La Apostilla podrá ser rechazada únicamente en los siguientes casos:
- Si su origen no se puede verificar
- Si los elementos formales difieren radicalmente del modelo establecido en la Convención.
La apostilla no puede ser rechazada si varía en diseño, tamaño, color o información adicional.
Los “certificados de Apostilla” emitidos por países que no son parte de la Convención serán rechazados.
Países miembros
Actualmente son 76 miembros de la Convención de la Apostilla:
- Albania
- Alemania
- Andorra
- Argentina
- Australia
- Austria
- Bielorrusia
- Bélgica
- Bolivia
- Bosnia-Herzegovina
- Brasil
- Bulgaria
- Chile (desde 30 de agosto de 2016)
- China (sólo Hong Kong y Macao)
- Chipre
- Costa Rica
- Colombia
- Corea del Sur
- Croacia
- Dinamarca
- Ecuador
- El Salvador
- Eslovaquia
- Eslovenia
- España
- Estados Unidos
- Estonia
- Finlandia
- Francia
- Georgia
- Grecia
- Guatemala (desde el 18 de septiembre de 2017)
- Honduras
- Hungría
- Islandia
- India
- Irlanda
- Israel
- Italia
- Japón
- Letonia
- Lituania
- Luxemburgo
- Malta
- Marruecos (desde el 14 de agosto de 2016)11
- Mauricio
- México
- Mónaco
- Montenegro
- Nicaragua
- Noruega
- Nueva Zelanda
- Países Bajos
- Panamá
- Paraguay
- Perú
- Polonia
- Portugal
- Reino Unido
- República Checa
- República Dominicana
- República de Macedonia
- Rumania
- Rusia
- Serbia
- Sudáfrica
- Surinam
- Suecia
- San Vicente y las Granadinas
- Suiza
- Tajikistan
- Turquía
- Ucrania
- Uruguay
- Vanuatu
- Venezuela
- Vietnam
Países no miembros de la Convención de La Haya
- Dominica
- Canadá
- China (excepto Hong Kong y Macao)
- Cuba
- Fiyi
- Granada
- Kazajistán
- Kirguistán
- Lesoto
- Liberia
- Liechtenstein
- Malaui
- Islas Cook
- Islas Marshall
- Moldavia
- Mongolia
- Namibia
- Niue
- Omán
- San Cristóbal y Nieves
- Santa Lucía
- Samoa
- San Marino
- Santo Tomé y Príncipe
- Seychelles
- Suazilandia
- Tonga
- Trinidad y Tobago
- Haití
REFERENCIAS
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