LA CONTABILIDAD
Además del deber del comerciante de inscribir y agregar los actos y documentos en el Registro Mercantil, tal y como lo establece el Cód. de Com., así como las otras Leyes, que incluye la Firma Mercantil, en sus diferentes modalidades, está también la de llevar correctamente la Contabilidad Mercantil.
La Contabilidad Mercantil consiste en registrar en idioma castellano en los libros de comercio: libro diario, libro mayor, libro de inventario y balances y en cualquier otro libro auxiliar, las operaciones mercantiles, como lo señala el Artículo 32 del Cód. de Com. “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.”
Para estos efectos, los libros de comercio serán llevados por Contadores Públicos, quienes serán contratados por los comerciantes. La contabilidad Mercantil es la base fundamental para conocer los costos de producción, los gastos operativos, el monto de los impuestos, tasas y contribuciones y las ganancias, utilidades y dividendos o por el contrario, la situación de perdida, atraso y quiebra. Se trata pues de establecer de manera formal como debe ser manejado los libros de los comerciantes y lo que debe asentarse en cada libro, para su eficacia jurídica.
CLASIFICACIÓN Y REQUISITOS DE FORMA Y FONDO DE LOS LIBROS
- LIBRO DIARIO:
Se asientan en orden cronológico las operaciones diarias, de modo que cada partida exprese el nombre del acreedor, del deudor y la negociación a que se refiere. También puede hacerse un resumen mensual de las operaciones diarias con sus respectivos totales, manteniéndose en los archivos los apoyos documentales que justifiquen las distintas partidas.
los comerciantes por menor o detallistas o sean aquellos que venden directamente el consumidor cumplen con su obligación con solo asentar diariamente un resumen de sus operaciones hechas al contado y detalladamente las que hicieron a crédito y los pagos y cobros con motivo de estas operaciones tal y como lo establece el Artículo 34 del Cód. de Com “En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.”
Este libro permite conocer el total de operaciones diarias que comprenden ingresos por venta y gastos y por tanto el saldo del comerciante.
- EL LIBRO MAYOR:
Aquí se sistematizan los asientos por cliente, de acuerdo con lo cual se asientan las clases de operaciones mercantiles de contado y a crédito, los pagos recibidos, las garantías contraídas, que se realizan diariamente. Al libro mayor se trasladan los asientos del libro diario en atención a cada cliente, tomando en cuenta las fechas de las operaciones, su naturaleza y clase el pago de contado la cuenta, el crédito adeudado, las garantías contraídas. Se mantienen las clásicas columnas contables del debe y del haber. Por consiguiente, este libro permite conocer la situación o estado de cuenta con cada cliente, acreedor o deudor.
- EL LIBRO DE INVENTARIOS:
Aquí e hace la estimación de los bienes muebles, inmuebles y créditos. Prácticamente, el inventario es un determinación del activo fijo y circulante del comerciante al inicio y, luego, al cierre del ejercicio económico. Se determina la clase y naturaleza del bien, el valor de adquisición, la depreciación, el ajuste por inflación, las garantías que las graven, la parte del precio debido, las perdidas experimentadas de los mismos.
- EL LIBRO DE BALANCES:
Aquí se determinan los activos y pasivos, cuya diferencia es el patrimonio. Los activos son todos los bienes que figuran en los inventarios. Los pasivos son los créditos debidos por préstamos, prestaciones sociales o saldos de cuentas corrientes entre comerciantes, que incluyan las garantías prestadas y las contrapartidas del capital empleado. En este libro de balances se puede llevar los estados financieros de ganancias y pérdida, para los cuales se toman en cuenta el inventario y los balances y se establecen las ganancias obtenidas en el ejercicio fiscal y la perdida obtenida. Se trata de establecer la situación económica y financiera del comerciante.
Nota importante: los libros de inventario, el balance y el estado de ganancias y pérdida se elaboran al cierre de cada ejercicio fiscal. Los inventarios deben ser firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación, tal y como se señala en el Artículo 35 del Cód. de Com “Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.”
MANEJO DE LOS LIBROS. PROHIBICIÓN.
Los Libros de Comercio deben ser llevados por el comerciante, previa legalización por el Registro Mercantil, en los términos que las normas de contabilidad exijan. El Código de Comercio indica los libros que debe llevar el comerciante y lo que le está prohibido hacer en los asientos, para salvaguardar la integridad de la contabilidad y los efectos jurídicos que le atribuye.
El artículo 36 del Cód. Com establece: “Se prohíbe a los comerciantes:
- Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
- Borrar los asientos o partes de ellos.
- Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.
En cuanto a los errores y omisiones, establece el Artículo 37 ejusdem “Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.
VALOR PROBATORIO DE LOS ASIENTOS.
Los Libros de Comercio no constituyen prueba alguna, la prueba se concreta a los asientos bien llevados en los Libros de Comercio obligatorios, conforme a lo que establece el Código de Comercio. Estos asientos son prueba entre los comerciantes en lo que les favorezca o perjudique; sin embargo en lo que respecta a los que no son comerciantes, señala el Artículo 38 ejusdem “Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.”
Para que los asientos de los libros auxiliares de los comerciantes surtan efectos jurídicos, deben ser legalizados por el Registrador Mercantil y ser llevados correctamente, sin incurrir en los supuestos prohibitivos del Artículo 37 del Código de Comercio.
Los comerciantes pueden o no llevar los Libros de Comercio o llevarlos sin apego a la normativa establecida para tales efectos, lo cual es una desventaja por cuanto no contarían en un momento determinado con una prueba fundamental. Si el comerciante pretende hacer valer como prueba asientos alterados, podría incurrir en responsabilidad civil o penal, según las circunstancias del caso.
PROHIBICIÓN DE EXHIBICIÓN DE LIBROS. EXCEPCIONES
Los Libros de Comercio deben permanecer en poder del comerciante así lo versa el Artículo 42 del Cód. de Com “En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de Comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros.”. Así mismo señala el Artículo 40 Ejusdem “No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código.” Lo contrario es violatorio del derecho constitucional relativo a la privacidad de la correspondencia en cualquiera de sus formas, por lo tanto no pueden ser exhibidos fuera del recinto donde se encuentran.
Se puede hacer un examen general (Experticia) de los Libros de Comercio en los siguientes casos:
- Sucesión universal (casos de herencia).
- Comunidad de bienes (casos de sociedades de gananciales).
- Liquidación de sociedades legales o convencionales (casos de liquidación de una compañía anónima).
- Y de quiebra y atraso (Los libros los lleva el síndico en representación del fallido como administrador de los bienes de la quiebra y por efecto declarativo de la sentencia de quiebra).
Los libros de los comerciantes pueden ser objeto de inspección y fiscalización por parte del SENIAT como lo señala el Artículo 145 del Código Orgánico Tributario. El Artículo 43 de la Ley in comento hace referencia a “Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquéllos estuvieren llevados en debida forma.
CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y CORRESPONDENCIA
Los Libros de Comercio y sus comprobantes deben conservarse por die años a partir del último asiento de cada libro. Igualmente la correspondencia recibida y las copias de la correspondencia enviada, serán clasificadas y conservadas durante diez años, Artículo 44 del Cód. de Com.
