1.- Introducción

Hace unos años, los grandes resultados de un equipo ciclista británico pusieron de moda “la teoría de las ganancias marginales” generando incluso artículos en medios de prestigio como el Harvard Business Review.

Esta teoría parte de una premisa muy sencilla: 

Pocas veces podremos implementar “un gran cambio” que se traduzca en una mejora (de facturación, productividad, crecimiento etc.) de un 10/15%, sin embargo muy posiblemente podremos implementar diez o veinte pequeños cambios que en conjunto supongan una mejora del 10/15%.

Originalmente se pensó para un equipo ciclista, pero es exportable a prácticamente a cualquier modelo de negocio y por supuesto a los despachos de abogados.

2.- Los ejemplos siempre lo hacen más fácil

Pongamos primero un ejemplo ajeno a nuestro sector:

Imaginemos que tenemos un bar de ocio nocturno más o menos pequeño y relativamente consolidado, sin embargo, queremos conseguir un crecimiento porcentualmente muy superior al habitual. 

Las opciones son escasas

Una gran inversión en reformar y ampliar el local y una fuerte inversión en publicidad y marketing. Aún así, eso nos asegura simplemente que vamos a gastar más y que en caso de obtener más clientes tenemos más espacio para atenderlos… 

Y la conclusión desalentadora: Cuidado con las inversiones fuertes, de riesgo elevado, en un entorno de incertidumbre.

Sin embargo, busquemos el mismo resultado aplicando la teoría de las ganancias marginales:

Para ello, en ese mismo local, analicemos todos nuestros procesos, horarios, proveedores, precios de venta, imagen y signos distintivos, comunicaciones en redes sociales, entorno, atención al público, etc. 

Sin ser grandes especialistas -ni querer ser exhaustivos- detectaremos rápidamente una serie de factores que sin representar “un gran problema” no son de nuestro agrado. Por ejemplo:

  • Seguramente, el horario de apertura no sea perfectamente puntual.
  • Es posible, que algún proveedor mantenga retrasos habituales en las entregas.
  • Alguno de tus precios es ilógicamente bajo o exageradamente alto.
  • Sin duda, tus comunicaciones en redes sociales requieren mayor atención, horarios fijos, más imágenes y fotografías, dar respuestas a comentarios y valoraciones, etc.
  • Siempre hay elementos del expositor de bebidas descolocados o en una posición que no permite leer las etiquetas con claridad.
  • En ocasiones tardamos más de lo que deberíamos en realizar determinadas tareas de limpieza, mantenimiento y adecuación del local (baños, luces fundidas…)
  • Nuestros empleados a veces parecen tener prisa y no siempre prestan la perfecta atención que el cliente requiere.

Ahora, identificados esos pequeños problemas, pensemos en el escaso coste que implica aplicar una solución y mantenerla.

Pues bien, resulta que estos pequeños problemas que habitualmente no tenemos en consideración suponen una pérdida de calidad de nuestro servicio que representa lo mismo o más que lo que querríamos crecer. Dicho de otra manera:

“Si alguien pasa por la puerta de tu local a las 19:05, sabiendo que abres a las 19, y no estas, ese cliente busca otro local” 

Sin embargo, si llega el cliente, atraído por el horario que debidamente has anunciado en tus redes o sitio web y estás, si el camarero le atiende como se merece, en un lugar confortable, limpio, donde puede ver los productos y sus precios, seguramente ese cliente vuelva.

Y si un día quieres ampliar el local, sabrás de antemano que lo vas a tener lleno.

3.- Legaltech en el despacho

Hagamos ahora el mismo ejercicio en nuestro despacho. 

Nos hemos marcado unos objetivos de crecimiento elevados y tenemos en mente que la incorporación de la tecnología puede permitirnos alcanzar esas cotas de negocio que pretendemos.

La premisa es cierta, pero la clave del éxito no está en  la cuantía de la inversión, sino en el proceso que sigamos.

Así, si hacemos un análisis adecuado de nuestro modelo de negocio (procesos, flujos de trabajo, comunicaciones, manual de estilo corporativo, política de redes sociales, tecnología disponible actualmente …), observaremos que antes de “esa gran revolución” que tenemos en mente, hay multitud de pequeños ajustes que pueden realizarse y que nos darán unos beneficios (marginales) que estamos desatendiendo y que permitirán concretar con exactitud la medida y forma de la futura inversión tecnológica.

Por ejemplo:

  • Seguramente estemos infrautilizando las posibilidades técnicas de nuestro entorno tecnológico de trabajo, ya sea Google u Office. 
  • Es posible que determinadas actividades carezcan de un proceso definido y se generen pérdidas de tiempo o resultados inesperados.
  • Todavía hay quien no tiene un método de clasificación y orden de clientes, expedientes, asuntos etc. a la altura de la labor que desempeña.
  • En la mayoría de situaciones se producen “ineficiencias” productivas que distorsionan el presupuesto inicial, facturando menos del trabajo que efectivamente se realiza.
  • Las conversaciones con el cliente y el intercambio de información, en ocasiones son tardías y el cliente no tiene a su disposición el estado de la tarea encomendada.
  • Las agendas de los miembros del equipo pueden solaparse.
  • La carga de trabajo tiene repartos desiguales entre los componentes del despacho y se generan distorsiones o embudos.

Todos estos ítems (y otros muchos) no representan individualmente más que ligeras “molestias” en el quehacer habitual, sin embargo, en términos globales significan una pérdida de eficiencia productiva que puede marcar la diferencia.

Para solventarlo, es esencial, el conocimiento de nuestros procesos y su desglose en pequeños pasos.

Posteriormente deberemos profundizar en el conocimiento de la tecnología que ya tenemos y ver qué opciones nos permite (en general deben sincronizarse agendas, realizar almacenamiento ordenado en la nube, regular los permisos de los distintos miembros y clientes, puede automatizarse el envío de correos electrónicos y de comunicaciones en redes sociales, es técnicamente asequible tener un control de versiones de diferentes documentos o contratos e incluso automatizar plantillas, citas en la agenda etc.).

Después de todo ello, seguramente habremos detectado determinadas tareas poco estructuradas, que requerirán de otras soluciones que no tenemos a mano. Es el momento de buscar soluciones tecnológicas en el mercado. Personalmente, soy de la opinión de testear las versiones gratuitas antes de incurrir en gastos que pueden resultar innecesarios.

Tras todo ello, seguramente, habremos obtenido una “ganancia marginal” a través de pequeños cambios sobre elementos anteriormente despreciados. 

Y ahí, cualquier inversión o adquisición que queramos hacer para conseguir ese “salto de calidad” estará asentada sobre una buena base. 

El camino a la meta a veces son miles de pequeñísimas pedaladas que consideradas de una en una no parecen tener importancia.

Alberto F. Bonet

17 de junio de 2020


© La Siesta Press
 

Alberto Fernández Bonet

Colaborador en Aquí Se Habla Derecho ®

Abogado español especializado en Derecho Digital y responsable del área sobre Ciberseguridad en el bufete Términos y Condiciones. Consultor en Legaltech en la firma Legaltechies. Presidente del Consejo Editorial y miembro fundador del Portal Jurídico A definitivas.

Advertencia: El Blog de Aquí Se Habla Derecho ® no es ni podrá ser usado como asesoría u opinión legal, en vista de que se trata de un documento puramente informativo.

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